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El 28 de Abril de 2024 pasará a la historia como el día de “El Apagón” nacional tanto para España como para otros países de Europa.
No pasa desapercibido el hecho de que ocurrió un lunes (laborable para unos y festivo para otros) a las 12:30h del mediodía en horario laboral, donde todos los equipos se apagaron de forma súbita y sin previo aviso y donde muchos equipos dejaron de funcionar debido al mal apagado del mismo.
Nos fundamentaremos en el Principio de Prudencia que dice: “los gastos y pérdidas deberán contabilizarse y ser tenidos en cuenta tan pronto como se conozcan, mientras que los ingresos y ganancias solo serán tenidos en cuenta cuando sean seguros y se haya producido su efectividad”.
Esto quiere decir que en este apagón los gastos no han dejado de llegar. Pero que por la parte de los ingresos fue un día perdido en el que no se facturó nada a partir de cierta hora de la mañana porque ningún ordenador funcionaba para hacer una factura.
Y sí, esto deriva una serie de gastos extras como la reposición de todos los equipos que el seguro no esté dispuesto a cubrir.
Coge la cifra de tu facturación media del mes y divídela entre 30. El resultado es todo lo que dejas de ingresar cada día perdido y que también afectará al flujo de caja de tu empresa.
Pero, ¿te has preguntado que deberías hacer para evitar este parón de actividad repentino? Vamos a explorar una serie de medidas que eviten esta fuga de dinero o, como mínimo, que la minimicen y proteja tanto a materiales como personas.
Revisar el equipo eléctrico antes de utilizarlo. No usar nunca cables pelados, deteriorados, reparados con cinta aislante o sin enchufe. No sobrecargar los enchufes o instalaciones. No conectar varios aparatos juntos a la misma toma de corriente mediante ladrón de enchufe, regletas de conexión o base múltiple.
Determinar qué sistemas y equipos son esenciales para la operativa del negocio y que deben seguir funcionando durante un corte de luz. Incluir procedimientos de evacuación y protección de equipos sensibles ante estas caídas de corriente.
Considerar la instalación de un generador de respaldo, estaciones de energía, grupos electrógenos, baterías portátiles (en el caso de teléfonos móviles y tablets), placas solares o un SAI (Sistema de Alimentación Ininterrumpida). Todas son opciones temporales con las que poder suministrar electricidad adicional durante un tiempo determinado hasta que se reinstaure la electricidad.
En el caso de las baterías portátiles siempre es aconsejable tenerlas cargadas al 100% para cuando llegan estos momentos de necesidad.
Por la parte del SAI, es una buena solución ante un corte eléctrico. Está siempre en funcionamiento y tiene capacidad para suministrar energía durante algunas horas más a partir de cuando se produce el corte de luz. Tu equipo nunca se apagará porque el SAI se disparará automáticamente en cuanto se produzca la caída de luz.
Dejar preparados canales de comunicación claros y sencillos para informar rápidamente a los empleados, clientes y proveedores sobre la situación. Y según cuales sean los acontecimientos, establecer los procedimientos de respuesta y las diferentes maneras de ponerse en contacto entre unos y otros.
Como todos los planes de prevención de riesgos laborales establecen: será adecuados hacer pruebas y simulacros tanto de cortes eléctricos como de otros fenómenos que puedan perturbar la correcta actividad de una empresa. Por ejemplo: un incendio, una Dana o un estado de emergencia.
Además, es muy importante realizar estos controles de forma periódica para asegurarse de que todas las medidas establecidas funcionan a pleno rendimiento y que todos los trabajadores son conscientes de ellas.
Es altamente importante realizar copias de seguridad de todos los datos, sistemas de facturación, registros contables y archivos digitales de la empresa de manera muy continuada. Recomendable 1 o 2 veces por semana para empresas pequeñas y medias y todos los días para grandes empresas.
Además, también es recomendable que haya copia en digital de todos los documentos físicos.
Y en el caso contrario también. Es muy recomendable que haya copia en físico además de digital, solo de aquellos documentos que sean de una importancia muy alta y que sean de habitual consulta por parte de los trabajadores.
No es la primera ocasión en la que un grupo de personas se quedan encerradas en una empresa por un corte eléctrico que impide aperturas de grandes puertas que son imposibles de manipular manualmente.
Por ello es muy aconsejable preparar un kit de emergencia con elementos esenciales como linternas, baterías cargadas, agua potable, alimentos no perecederos y primeros auxilios.
Tener contratadas (o como mínimo localizadas y a mano) la asistencia de empresas externas que puedan brindar tanto asistencia técnica de emergencia como apoyo logístico necesario. Con el objetivo de que esta pueda continuar con su actividad mientras se realizan las reparaciones pertinentes.
Debemos monitorear y medir la efectividad del plan de contingencia y realizar mejoras continuas para adaptarlo a las necesidades cambiantes del negocio y a las nuevas tecnologías. Si realizamos simulacros, será más fácil medir las posibles dificultades que puedan presentarse llegado el momento.
Una buena previsión de cualquier catástrofe puede evitarte un desfase económico para el que probablemente no estés preparado de manera habitual. No olvides establecer métodos de funcionamiento que estén reciclándose de manera constante para adaptarse a los nuevos tiempo. Y tampoco pases por alto hacer simulacros y mediciones para asegurarte que todo funciona correctamente y establecer soluciones cuando aun se está a tiempo.
No postergues el momento de establecer estas medidas preventivas y de llevarlas a cabo correctamente. Llegado el momento, si no se cumplen las medidas puede ocurrir que los seguros no quieran hacerse cargo a la hora de pedir responsabilidades por la pérdida de material y equipo por este tipo de catástrofes no imputables a la empresa, pero con un obligado cumplimiento para las mismas.
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Sobre el Autor
Francisco Rubio
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