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Es probable que, en algún momento, se haya considerado la posibilidad de trabajar como autónomo o incluso de constituir una empresa para iniciar una actividad económica. En ese proceso, es común sentirse abrumado ante el desconocimiento de los costes que ello puede implicar.
Como primer paso, resulta recomendable concertar una reunión con un gestor que permita analizar la situación personal y la naturaleza de la actividad que se desea emprender, ya que los impuestos varían considerablemente en función de dichas circunstancias. No existe un criterio uniforme que establezca las mismas obligaciones fiscales para todos los autónomos, y asumir lo contrario constituye uno de los errores más frecuentes.
-Registro mercantil para inscribir una sociedad: entre 60 y 400€ según el capital social de la empresa.
-Notaría: suele oscilar entre 300 y 600€ según el notario y según la dificultad que tenga constituir la sociedad.
-Liquidación de impuesto sobre transmisiones patrimoniales y actos jurídicos documentados: suele ser el 1% del capital social escriturado. Por lo tanto para un capital de 3000€ serían 30€.
-Inscripción en el registro de empresas: entre 50 y 200€.
-Licencias y permisos: según la comunidad autónoma o el tipo de oficio, es posible que haya que pagar un canon trimestral o anual que puede ser o no obligatorio. Por ejemplo al colegio de abogados, el de arquitectos o el de economistas.
-Certificado digital: En primer lugar, será necesario obtener el certificado digital de persona física, que corresponde a quien ejercerá como administrador de la sociedad o representante legal. Este trámite es gratuito y se realiza a través de la página web de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre, aunque la firma del certificado debe completarse en una delegación de la Agencia Tributaria cercana al lugar de residencia.
Posteriormente, se deberá disponer del certificado digital de persona jurídica correspondiente al representante de la sociedad. Este trámite tiene un coste aproximado de 50 euros, que incluye tanto la nota simple del Registro Mercantil como el propio certificado. La validez del certificado de persona física es de cuatro años, mientras que la del certificado de sociedades es de dos años; ambos pueden renovarse una vez a través de internet.
Cabe señalar que algunas asesorías autorizadas pueden emitir estos certificados, aunque sus tarifas suelen ser considerablemente más elevadas.
No hay que presentar nada de lo anterior, con lo cual es todo gratuito y solo hay que centrarse en la propia cuota de autónomo. Además, el certificado digital al ser persona física tampoco tiene coste.
Todos los impuestos dependerán directamente del funcionamiento habitual de la empresa y no todas tienen que pagar lo mismo que otras ni en el mismo plazo. La mayoría de empresas los declaran trimestralmente en los meses de Enero, Abril, Julio y Octubre, pero para empresas más grandes todas las declaraciones son mensuales, incluyendo las que son informativas y no vamos a mencionar aquí.
Vamos a analizar las más habituales en cualquier empresa.
-Modelo 303: Es el conocido IVA. En este impuesto declararemos el IVA de nuestras facturas de ingreso menos las de nuestros gastos (los tickets, albaranes, facturas simplificadas, facturas proforma y hojas de pedido no son válidas para este fin).
Para no tener sorpresas es importante entender que, si mi precio son 200€, el IVA al 21% (el más común, pero existen bastantes más) son 42€. Y que si me ingresan 242€, no quiere decir que yo haya ganado 242. He ganado los 200€, pero los 42€ pertenecen a Hacienda (la AEAT). Es por ello que un IVA no se puede considerar un gasto ni para una empresa ni para un autónomo porque, desde un primer momento ya no me pertenecía. La cantidad a pagar a Hacienda irá reduciéndose con el IVA de las facturas de gastos que tengamos.
Puede darse el caso de que la empresa se dedique a una actividad exenta de IVA. Ocurre con los seguros o el sector de la sanidad (de personas). En estos casos no se repercutiría IVA en las facturas ni tampoco podría deducírselo.
-Modelo 111: Es un modelo donde se recogen las retenciones de IRPF que se ingresan en la administración pública. Aquí se declaran varios tipos de retenciones. Por un lado, las devengadas en las nóminas de los trabajadores. Por otro las facturas recibidas de profesionales (autónomos) que tengan la obligación de incluir una retención en sus facturas de servicios.
Además, es obligatorio que esas retenciones sean declaradas en el año de su devengo. Afecta directamente a la declaración de la renta que todas estas personas realicen el año siguiente. Si hay algún impago, les aparecerá en los datos de la renta y podrán exigir responsabilidades a la empres. Esta tendrá que hacer una declaración complementaria del Modelo 111 y una sustitutiva del Modelo 190 para corregir ese error. Hacer estas correcciones lleva tanto multas por presentación fuera de plazo como intereses por cada día de retraso en el ingreso.
-Seguros sociales: Cuando una empresa o autónomo comienza a tener trabajadores, el empresario tiene que hacer contribuciones monetarias a la seguridad social por cada trabajador. Este impuesto se paga a final del mes siguiente en el que se generan las nóminas. Por ejemplo si tenemos unas nóminas a 30 de mayo, los Seguros Sociales de esas nóminas se pagarán a final de junio.
-Modelo 115: Son las retenciones de IRPF de alquiler de locales. Si una empresa desarrolla su actividad en una superficie que es propiedad de la empresa, no tiene que presentar este impuesto. Pero si desarrolla la actividad en un local alquilado, el arrendador le hará facturas mensuales con la retención del 19% al arrendatario. Lo habitual es que estas facturas sean iguales durante el año y que paguemos ese 19% sea cual sea la situación.
Solo hay 2 casos en los que cambia. Uno es cuando el arrendador está en Andorra y el local en España, que sería el 24% de retención. Y el otro es cuando se alquila una vivienda habitual destinada a que la persona viva y no desarrolle una actividad en ella. En este último caso la factura está exenta tanto de retención como de IVA. Esto ocurre porque una persona que vive alquilada en una casa no tiene porqué ser autónoma para poder vivir en un lugar. Pero sí tiene que ser autónoma para poder desarrollar una actividad económica por cuenta propia. Es por ello que solo llevan retención en locales e inmuebles destinados para la actividad.
-Modelo 200: Se puede llegar a estar exento de todo lo anterior, pero lo que todas las sociedades tienen que pagar sí o sí es el Impuesto de Sociedades. Se paga en el mes de Julio y se calcula obteniendo el 25% sobre los resultados del ejercicio del año anterior. Para obtener el cálculo se necesitan todos los ingresos y gastos de la empresa vengan de donde vengan. Todos excepto los IVAs, que como hemos explicado antes, no se les puede considerar un gasto para la empresa.
-Modelo 202: Son los pagos a cuenta del Impuestos de Sociedades y se hacen 3 veces al año: en octubre y diciembre del año anterior y en abril del año siguiente. Todos se pagan antes de que llegue el Modelo 200 a pagar ese año.
-Modelo 216: Es el impuesto en el que se pagan las retenciones de la renta de No Residentes.
-Modelo 123: Es el Modelo que se usa para el reparto de dividendos. Se aplica el 19% para España y el 15% para el empresario que resida en Andorra cobrando dividendos de una empresa ubicada en España.
-Cuota de autónomo societario: El empresario tendrá que estar dado de alta como autónomo societario (significa que no tiene actividad pero que es autónomo para poder tener la empresa). La cuota irá en función de los ingresos del empresario durante el año, no de la empresa.
-Cuota de la asesoría/gestoría: no es obligatorio externalizarla, pero sí que es lo habitual. Las cuotas de las asesorías suelen venir calculadas por una cuota fija. Normalmente será modificada según el volumen de trabajo que tenga la sociedad y el empresario. La media suele ser de 200€ a 500€. Pueden llegar a 1000€ o 2000€ (incluso más) si las horas dedicadas a la empresa es alto o exige un nivel de trabajo elevado.
Se incluyen el Modelo 303, el Modelo 111, el Modelo 115 y los Seguros Sociales ya mencionados en los Modelos para sociedades. E incluiríamos algunos más en los autónomos:
-Modelo 130 y 131: Este Modelo lo presentan aquellos autónomos que no aplican retención en sus ventas o que venden al por menor. La cifra surge del cálculo de ingresos menos gastos, con algunas aminoraciones extras que se suelen incluir. Al no hacer facturas emitidas con retención y no tener nadie que declare retenciones de IRPF en nombre del autónomo, este es el Modelo indicado para que dicho autónomo haga esas aportaciones de IRPF de cara a la declaración de la renta del año siguiente.
-Estimación directa: Es cuando un autónomo tributa el IVA de la manera que hemos visto hasta ahora.
-Estimación objetiva (módulos): Es cuando el autónomo NO tributa el IVA de la manera habitual. Existen unas tablas de “módulos” que establecen unas cuantías fijas para los diferentes modelos que la persona va pagando durante el año. Esto ocurre los 3 primeros trimestres, pero en el 4º trimestre sube mucho porque se regulariza todo el IVA del año. No todo el mundo puede acogerse a los módulos, ya que depende de la actividad. También existen límites que vienen determinados por la facturación. Cuando se está en módulos no se puede sobrepasar los 150.000€ de facturación anual (por ejemplo una peluquería). Y en caso de tener que expedir factura, no pueden sobrepasar los 75.000€ (por ejemplo, un transportista autónomo).
-Cuota de autónomo: Al principio se comienza con una tarifa plana de entre 80€ y 90€ el primer año y después pasa a regularizarse según los ingresos que se vayan obteniendo durante el año por parte de la persona.
-Cuota de la asesoría/gestoría: Al no tener que llevar un control tan exhaustivo como las sociedades, la cuota mensual suele rondar entre 60€ y 100€ según el nivel de trabajo.
NO. Todos los gastos que se incluyan en una actividad tienen que estar directamente relacionados con la actividad. Si no es así, un inspector de Hacienda podría interponer sanciones en una posible inspección. Cabe mencionar que las inspecciones son muy habituales incluso si la empresa funciona correctamente. Con lo cual es mejor no arriesgarse a incluir gastos no relacionados con la actividad.
Esta es otra de las grandes incógnitas comunes para todo el mundo y la respuesta es “depende”. El 100% de una factura de gasolina solo se la pueden deducir aquellos que la necesiten para el correcto desarrollo de su actividad. Por ejemplo: una pista de karts, los tractores del campo, transportistas, comerciales o máquinas de trabajo que necesiten la gasolina para funcionar.
Para el resto de casos solo es deducible al 50%, ya que no se puede determinar que el uso que se le da al vehículo sea para hacer funciones y desplazamientos relacionados con el trabajo el 100% del tiempo o si tienen que ver con el tiempo libre de la persona.
Como puede observarse, existe una gran cantidad de “dependes” de los que es importante estar bien asesorado antes de dar el paso de ser autónomo o empresario.
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Francisco Rubio
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